おしごと > 職場での悩み

①事務職に就職してから約半年。電話対応がまだまだ苦手で聞き間違える事が多く、上司から注意されます。最近は電話先の相手の話をこちらからゆっくり繰り返し、社名や名前が間違ってないか確認を取るようにしてます。が、セッカチな方は用件だけ言って、一方的に切ってしまったりして、まだまだ難しいです。慣れるしかないと言いますが、なかなか慣れません(><)何かコツがあれば教えて下さい。


②今日、会社で嫌なことがあって、、、こっちは質問というより聞いて下さい(><)
取引先から○○さんの印鑑(隣の部署の上司の物)が取引先の駐車場に落ちていたと電話がありました。社名と預かっている部署名、名前を聞き、隣の上司に伝えたのですが、、、後にそんな部署名はなかったよ。電話番号ちゃんと聞こうね(私が電話番号聞くことをうっかり忘れてて…)。とのやり取りがありました。
その後、ちゃんと取引先に電話してもう一度確かめれば良かったのですが、その時はそこまで頭が回らず、、、何もしなかったんです。
そしたら、隣の課では○○さんが印鑑落とした。私が部署名間違って聞き取った。みたいな噂?が広まったみたいで、隣の課の上司(落とした人とは別の人)から、部署名間違えたならちゃんと確認して謝らなきゃダメでしょ…………とお叱りを受け、もう一度、取引先に電話するも、先ほど聞いた部署名とさほど変わらず…。え?

私はパニックになっちゃって、ベテランの先輩に助けを求めたところ、そこの会社は部署名が沢山あって、1つ1つが難しくて長い…。だから全部聞き取るのは大変。取引先も省略して言ってるから、私は間違ってないよ。初めに聞いた部署名は間違ってない。省略してるだけ。
それに、隣の上司も自分が落としたんだから、見当位つくでしょ?本当は自分で電話しなきゃ。って私に話してくれて。(隣の上司にはそこまで言ってない)

会社って本当にいろんな人がいるんですね(^^;)
色んなとばっちりをうけました。
早く電話聞き取れるようにならなきゃな。。。

ユリカ(24歳)ID:Zwl1X・04/06

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最新のコメントへ

  1. ジェーン(41歳)ID:3DIVl・04/07

    ①に関しては復唱するのはもちろん、一方的に切られてしまう方なんかで、長いカタカナ社名とかの「え?じぇいほーるぶらだーず??」みたいなものを、ネットで検索してみるってどうですか?電話番号と合わせて検索すれば、大体ヒットすると思います。
    「あー、ジェイソウルブラザーズだったんだ!」みたいな。
    いつもいつもは出来ないでしょうが、自分が何を聞き取れてないのか自分自身の癖も見えてくるかもしれませんし、何より注意されすぎて萎縮するのを回避できるかも!

    ②は、日頃の印象が強すぎて電話応対マトモに出来ない奴、のレッテルからことが大きくなってしまったのかな。残念でしたね…あまり気に病まず、①を改善できるように頑張るのみだと思います!

  2. ユリカ(24歳)ID:Zwl1X・04/09

    1、会社名だと検索はよくやります!そうですね、相手の名前は検索では出てこないし、早く自分自身の癖を直せるようにしたいです。1番は電話の対応が緊張してしまって、早く終わらせたい。って気持ちで焦ってしまうこと、相手の話してる内容が全く分かない時何回も聞きかえしたら失礼かな?と思ってウヤムヤにしてしまうことが原因だと思います。

    2、その上司はほとんど関わらないので、多分今回の事で初めて電話対応出来ないんだなって思われたと思います(^^;)はい、頑張ります。

  3. ジェーン(41歳)ID:3DIVl・04/10

    電話対応は慣れです。
    緊張していることは失礼ではないので、大丈夫ですよ緊張してて。
    相手のペースに合わさず、敢えてゆっくり話すと、落ち着いてきますよ。

  1. ジョアンナ(44歳)ID:gpcrV・04/07

    社名を聞いたらすべてひらがなで、自分があとでわかるなら〇〇エンジニアリングなら〇〇eなどの略字でメモする、部署名もグループはGなど。
    社名、電話番号が不確かな感じのときはネットで調べることもできます。
    耳が慣れれば覚えていきますので焦らずに聞き直すと良いですよ。

  2. ユリカ(24歳)ID:Zwl1X・04/09

    なるほど!言ってる事は分かるのにメモが追いつかなくて後々読み返したらよく分からない事が多々あるので自分で分かる略語考えようと思います。ありがとうございます!はい、よく焦ってしまうので落ち着いて分からない時はちゃんと聞き返そうと思います。

  1. カサンドル(43歳)ID:Xkzim・04/07

    ①は、一通り聞き取り、メモした後、「では復唱させていただきます。お電話番号は・・・・、御社名は・・・など・・・ですね?では、戻り次第、お伝えします。」がベストです。

    ②官公庁はもちろん、一部の民間企業でも部署名が長いところも中にはあります。電話をかけてくる人は、短く省略してくる場合もあります。また、部署名の中で最も多いのが、○○グループ、○○センターなど。

    グループの場合は、G、センターの場合はCと言った具合に、アルファベットを使ってメモすることも可能です。また、相手の名前に関しては、自分が聞いた相手の名前をカタカナでメモするのがベストです。(漢字でもいいのですが、同じ苗字で2つ以上ある場合もありますので・・・同時に同じ苗字が2人以上いる時は、下の名前も伝えてもらうと尚可です。)

  2. ユリカ(24歳)ID:Zwl1X・04/09

    1、復唱は大切ですよね。復唱は心掛けているのですが、相手側も急いでいるのか適当に返事する人もいて…復唱したのに間違ってたって事もあるので…ゆっくり復唱する事を心掛けようと思います。

    2、省略して伝える所もあるんですね(><)略語いいですね!確かにメモが追いつかない事が多々あるので自分が分かるような略語を考えようと思います。

  1. リリー(87歳)ID:PdvuO・04/07

    電話対応は復唱必須ですよね 私も苦手でした
    早口で言われて 聞き返すと怒られたり 毎度電話の調子が悪くとか言い訳して聞いてましたね💦

    相手の電話番号が判らない時とかは その電話番号を知る手段が…
    164だったかな?有料なので何とも言えませんが 知る事は出来ます

    名前 何処々の社名 電話番号 要件 …あぁ…もう無理かも💦

  2. ユリカ(24歳)ID:Zwl1X・04/09

    そうなんですよ!聞き返すと嫌な態度を取られたりする事あって…、1回聞き返して分かるならいいのですが、2回聞いても分からないともうどうしていいか分からなくなってしまいます(><)

    そうなんですね!一応、掛かってくる番号は表示されるのですが、個人の携帯から掛けてくると会社名は検索出来なくて…。

    本当にそうなんですよ!聞く事多くて、まだまだ焦っちゃって、初めの会社名につまづくと電話番号や用件聞く事忘れちゃったりします(^^;)

  1. カレン(36歳)ID:ZUH5n・04/07

    取引先のリストみたいなものはありませんか?年賀状のファイルとかでも。社名と名前にざっと目を通してみたら、覚えてなくても、聞き取りやすくなると思うんですけどね。ちゃんと努力していれば、見ている人は見てるから!頑張って!

  2. ユリカ(24歳)ID:Zwl1X・04/10

    取引先のリストはあります。数が膨大すぎて、1つ1つは見てませんでした。そうですね、苦手なのでこの機会に、一通り目を通そうと思います。ありがとうございます!最近、電話の声が大きくなって段々自分に自信がついてきたね!って言ってくれる方もいるので、頑張ります。

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